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考勤机纸质打卡器设置(纸质考勤打卡机设置)

考勤机纸质打卡器设置(纸质考勤打卡机设置)

更新时间:2021-12-13 07:10:30

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通讯录整理

公司通讯录维护,有的由办公室秘书负责,有的由人力资源部负责。如在HR部门,一般交由人事专员负责。

公司通讯录样表,见表。

通讯录维护虽然简单,但也会出错。例如:离职人员没有删除,新进人员没有增加;转岗人员没有转移到新部门;职务变动,没有体现;手机有变化,没有更改;部门名称变了,没有替换。

通讯录的维护也有“输入—加工—输出”的过程。新手要注意维护的依据:公司组织架构调整的通知、新进离职调动人员的人事信息、员工通过邮箱等告知的联系方式的变更,都要注意及时收集。对人名、职务称呼要尤为注意,一不小心写错了、写低了,容易引起领导、同事的不满。

要注意:通讯录是为便于公司内部人员工作沟通而设置的,所以信息大多比较详尽。这就给猎头公司提供了方便,当他们通过一些手段搞到通讯录时,该公司的人员信息就“一网打尽”了。所以,有些公司的通讯录上只有姓名、手机号码、邮箱等必要信息,不写职务,或只写公司领导职务,部门经理、一般员工的职务不写。

通讯录的栏目也随着时代的发展不断变化,例如:寻呼机、小灵通早已退出通信领域,因此不会在如今的通讯录上出现。随着互联网、移动互联网的发展,通讯工具也在不断更新,QQ、微信等也会出现在某些公司的通讯录上。

入职离职手续办理入职手续办理

新员工招聘到位,前来报到,相关工作就由招聘专员转给人事专员了。新员工报到入职,人事专员大致需要办理:验证(身份证原件复印件、离职证明、学历学位职称证书等)、协调相关部门相关岗位为新员工办理餐卡、领取电脑、开通OA账号、申请公司邮箱等,有的还要求新员工去指定医院做体检。相关资料查验后与应聘登记表一起存入档案袋。

过去在工厂的人事专员,常碰到假身份证或身份证过期的问题,导致招录到童工、未成年工等,这会带来体系审核(验厂)的麻烦。

离职手续办理

离职手续办理,相关文件资料包括:离职申请表、离职移交单、工作移交单、劳动合同解除证明等。并要注意与财务部、薪酬专员、部门领导做好衔接,以避免没有移交工作就开具离职证明、结算了薪资,员工还有借款、物品没有归还,给公司造成损失。

离职申请表,见表。。。

劳动合同解除证明

考勤处理

下面,用一句话来概括考勤处理具体做什么:根据公司的考勤流程,通过不同的考勤打卡方式提取、审核日考勤数据,监督日常考勤行为,制作月考勤记录表,统计月出勤、缺勤数据,在规定时限内提交下道工序的负责人员。

考勤打卡有几种方式

常见的考勤打卡方式有:考勤表签字、纸质打卡、电子打卡、指纹打卡。

(1)考勤表签字。在前台、车间放置纸质考勤表,墙上挂考勤钟,由员工手写上下班时间并签名。

(2)纸质打卡。在前台、车间放置考勤机,每个员工有一张纸质卡片,员工自行将卡片插入考勤机,考勤机在卡片上打印姓名、上下班时间、中途进出时间。

(3)电子打卡。门禁系统就是考勤机。员工进出刷胸卡(餐卡),门禁系统自动记录姓名、上下班时间。

(4)指纹打卡。门禁系统就是考勤机。员工进出刷指纹,门禁系统自动记录姓名、上下班时间、中途进出时间。

电子打卡、指纹打卡的考勤数据,可在电脑中导出Excel表,一般由前台协助,定期提交给人事专员。

随着移动互联网的发展,也出现了新的打卡方式: QQ群、网站等开通了“签到”功能,智能手机也提供了远程打卡的功能。如三茅人力资源网的用户每日(工作日)可通过网络、手机打卡,这些HR用户因此被称为“卡卡”。

日考勤数据是怎样的

不管选择哪种考勤打卡方式,原则上都应手工整理,或通过Excel导出,变成日考勤记录表,为制作周、月考勤记录表提供基础。

下面,以××科技公司为例。2010年10月15日,当天是星期五,该公司规定8:30上班,采用指纹打卡。门禁系统通过Excel导出数据,形成日考勤数据表,见表。

日考勤数据表示例(考勤机导出的部分数据)

由此表可见:当天打卡的员工,未出现迟到情况。但有部分没有打卡记录的,则需人事专员核实缺勤的不同情况。

注意:从门禁系统导出Excel表是前台的职责,但对表中数据的核实是人事专员的职责,核实是需要花点精力的。

加班记录、请假记录是怎样的

考勤时,除了需要打卡记录上下班时间,还需要记录加班时间。加班记录表,见表。

如有缺勤,还需要核实请假记录。员工请假申请表,见表。

月考勤记录表是怎样的

人事专员核实日考勤数据后,结合请假记录、加班记录、旷工记录等,需加工周、月考勤记录表。注意:做周表是为了提前把基础工作做完,否则到月末,事情堆积很多,会导致工作延误。

月考勤记录表一,见表。

表中第一行,是每月的1—31日,需设置当月对应的工作日、休息日。人事专员的工作内容,就是对每个员工每日的出勤缺勤状态进行符号标注。标注的依据是考勤打卡记录、其他请假旷工记录等。

符号标签:正常出勤=√,休息日=公。其他各类缺勤请假的符号示例,见表。

不同的公司,月考勤记录表类似,但出勤、缺勤的符号大多不同。月考勤记录样表二,见表。

月考勤记录表样表二的出勤、缺勤符号说明:X=全勤、P=事假、W=婚假、O=其他(请用批注注明:A=年假、S=病假、T=外出培训、△=迟到、早退。另:半天的假期可用1/2表示,如半天病假可用1/2S表示。

月、年考勤统计表是怎样的

月考勤统计表,见表。

年考勤统计表,见表。

考勤注意事项

新手除了易出差错,及时性也无法保证。有时想当然地在月末最后一周才做考勤表,但由于月末月初事情多,就容易拖延,影响下道工序的工作提交。所以,月考勤统计表,每周应及时更新。考勤统计是薪资计算、发放的一部分,考勤统计延误,会导致薪资计算的工期紧张,从而产生矛盾。

人事专员,尤其是新手,考勤管理的日常工作就是重复上述操作:从考勤机导出Excel表,核实日考勤记录,形成月考勤统计表,提交给下道工序的负责人。

但是,考勤没有这么简单。还会碰到真考勤、假考勤、代刷卡、体系审核、拟上市、加班等更复杂的问题。人事专员熟手、人事主管对此有应付处理的经验。有时,人力资源部经理、副总都要过问考勤问题。在后面的章节,还会讲到更复杂的考勤问题。

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