1、单位或个人托管人事档案，必须到人事代理部签订《人事代理合同书（单位委托）》或《人事代理合同书（个人委托）》。
2、人事代理部办理完结单位或个人托管协议后，将人事档案移交到档案管理部。
3．通过机要寄来的人事档案，由行政人事部接收后，移交到档案管理部。
4、档案管理部接收到人事档案后，及时对其进行签收、登记、编号、上网、入库。
一、在个人档案转移前，需要有接收单位，如果没有工作单位，就在人才中心开具接收证明，上面写有接收的单位名称和详细的地址，并且有单位的盖章，身份证号码和个人的签名；然后把这个接收证明寄到外地的原来的工作单位。
二、个人的档案资料在原来的外地工作单位，当原单位收到当地的”档案接收证明“后，会把个人大档案资料和转出证明一块寄给当地的接收单位，就是人才市场，同时户口要在当地才行；档案邮寄是加密的，需要20天的时间。
三、个人的档案从外地寄回来之后，就会收到个人档案的详细资料和转出证明，同时还有一栏就是接收回执；把这个接收回执有新单位盖章，签字，写明日期，然后邮寄给原来的工作单位；回执由原来的单位收到之后，整个档案的转移程序结束
