1、组建品质团队
由一群工作性质相似的人组成，且要有适当的组圈人数，并有圈员、圈长、辅导员等分工各司其职，共同参与。
2、主题选定
题目来源可依身边的问题，如日常感觉困扰或不便、上级反复强调和关注的、工作场所的问题、日常管理差异处、前后工程及相关部门的诉求或期望、上一期活动的反省及残留、上级主管指定等选定主题。
3、活动计划拟定
预估各步骤所需时间、决定活动日程及工作分配、拟定活动计划书，并取得上级核准、进行活动管控。
4、现状把握
收集某一段时间的资料做分析，了解目前的现况（率或分布）文字说明或以流程图表示。
5、目标设定
根据现况调查数据和圈能力来计算和拟定主题改善的目标值。
6、解析与对策拟定
通过头脑风暴法寻找所有原因，且制作鱼骨图（绘制方法见下文），接着通过圈员投票等方法在原因中确定要因，最后根据要因再次制作查检表，收集数据，进行真因验证。
7、对策实施与检讨
将改善方案依PDCA循环彻底实施，有效运用投机方法，以数据表示实施成果。发现方案无效时应立即停止，并重新拟定对策。
8、效果确认
对策实施后，通常通过有形成果、无形成果和附加效果进行评定。同时，应把实施结果与改善目标加以比较、注意衍生的效果，尤其负效果应采取对应措施，列举出直接的、定量的、经过确认的效果（经济效益），列举出间接的、衍生的或无形的效果，必须做一一确认。改善前后结果以柏拉图或其他图形比较。
9、检讨及改进
以上各步骤均须持续检讨及改进，将改善过程作全盘性的反省及评价，明确残留的问题或新发生的问题，把今后的计划具体整理出来，作成活动报告书，呈报上级主管承认、定期核查，追踪本次标准化的遵守状况，定期核查是否有维持预计的效果。
