1、一级编码：一级编码按照公司名称英文首个字母缩写。
2、二级编码：根据部门名称来编号。各部门编码如下：行政部：XZ；人力资源部：HR；总经办：ZJB；财务部：CW；工程部：GC质量部：ZL；销售部：XS；采购部：CG。
3、三级编码：根据文件分类来编号。各分类编号如下：会议纪要：HY；批文：PW；通知：TZ；联系函：LX；员工档案：YG；报表：BB；合同、协议：HT；其它：QT；商标：SB；专利：ZL。
4、四级编码：根据文件签订先后顺序编流水号，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001自9999。
知识扩展：
文件归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。
机关文件材料归档范围是:
(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料；
(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
