书面说明的格式的写法包括题头、称呼、说明的正文、落款人和日期五个方面。具体如下：
1、题头写关于XXXX的情况说明（注意要居中写）。
2、称呼： 一般用尊敬的XX，您好！这行书写要订满格。
3、正文部分：主要介绍写说明的原因和具体内容正文部分书写要空两个。
4、落款人：也就是你的名字 ，写在右下角。
5、日期：写最新日期，也要写在右下角。
书面说明范文：
个人情况说明
尊敬的XXX：
我已于2011年7月在天津师范大学顺利毕业，并取得毕业证书。就读期间办理的学生证在毕业前已由天津师范大学统一收回，故现在只能提供毕业证复印件，无法再提供学生证原件。
特此说明。
XXX
XX 年 XX月 XX 日
第一行中间写：说明第二行顶格写：尊敬的领导第三行空两格写：未能参加会议的原因及表达歉意后面：署名、日期 说明尊敬的领导： 未到会议原因（尽可能多写点），表达自己的歉意（感情真挚）。 XX X年X月X日
