语言是构成公文文章的第一要素，公文有着与其他文种不同的语言特点，即准确，庄重，平实，简明。
准确是公文语言的第一要素，也是公文语言最起码的要求。作为公文，应当如实快速的反映公务活动的实际情况。一方面，句子由词汇组成，需要行文者精选主语谓语宾语等中心词。由于同义词有词义轻重、意义褒贬、语体风格、范围大小、程度深浅等诸多细微区别，在公文写作中就要求作者有辨析同义词差别的能力。另一方面，也需要行文者慎用模糊语。当然，当我们遇到公文要反映本身就具有模糊特点的事物时，或者是一些无法用准确的事实和数据来表达的情况下，谨慎地使用一些模糊语言，非但不会降低公文的准确性，反而会十分得体地反映客观情况。
庄重，即在公文写作中书面语为先。公文主要应用于公务中，一般不提倡使用口语或者方言，更不能随意使用网络用语等不规范表达。
平实，即语言朴素。作为应用文体的一种，公文具备应用文的一般属性，有叙述、议论和说明三种表达方式，并以说明为主，一般不宜使用描写、抒情和夸张。在正文的陈述中，也需要行文者具体而明白的说理，不说大话、套话、空话。
简明，即语言简明扼要。为保证公务活动的效率，公文语言一般要求言而有物，一般来说，反映在篇幅上就是简短，反映在词语上就是简洁明快，以最简练的文字表达最大容量的内容。
公文语言的特点：可概括为四个方面，即：用语准确、表述平实、文字简约、风格庄重。
一、用语准确
就是指公文必须力求是最恰当、最精确的词语，准确地传达党和国家的方针、政策，如实地反映事物的情况、变化，确切地表达领导的意图、要求。
二、表述平实
公文用语提倡质朴无华、开门见山、平易自然、通俗易懂。这种语言特点是由公文的实用目的所决定的。文学作品一般注重文彩，着重以“情”感人；而公文的主要作用在于说“理”，着重以“理”服人。因此，公文的遣词造句不需要刻意追求辞藻，无需玩弄文字技巧。在表达上要求直陈其事、意在言内。一般使用限制性的定语和状语较多，使用修辞性的定语和状语较少。公文的主要表述方式是叙述、说明，加上少量的议论，一般不用描写、抒情、比喻和象征的笔法。
三、文字简约
公文用语要简洁明快，精炼不繁，力求以较少的文字表达较丰富的内容，做到以少胜多，以简代繁，言简而意赅。
