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如何用数据透视表整理考勤数据(考勤记录数据透视表教程)

如何用数据透视表整理考勤数据(考勤记录数据透视表教程)

更新时间:2024-08-05 22:14:03

如何用数据透视表整理考勤数据

【1】数据检查

我们使用函数方法或者数透方法一定要注意两个前提条件:

❶ 数据去重;

❷ 时间升序排序。

因此,我们导出来的考勤数据,先要看下是否存在重复值、时间数据列是否升序排列。

如果存在重复值,则需要使用【数据】选项卡下的【删除重复值】进行去重处理;

如不是按升序排列,则需要使用【数据】选项卡下的【排序】进行组内升序处理~

【2】建立辅助列

数据准备完毕后,在 H 列建立辅助列「打卡列」,根据每日打卡次数升序编号。

通过 COUNTIFS 多条件计数公式,可以轻松实现自动编号!

打卡列输入公式:

=COUNTIFS($E$2:$E2,E2,$F$2:$F2,F2)

COUNTIFS 多条件计数公式,就是对区域中同时满足多个条件的单元格,进行计数。

因此,当我们固定住第一行单元格时,随着区域不数的扩大,COUNTIFS 函数就会计算区域中符合条件(如员工刘备和 7 月 1 日两个条件同时满足)的数据出现的次数。

即员工当日在该时间点第几次打卡数(如刘备在 7 月 1 日 9:00 是一天中的第二次打卡)~

COUNTIFS 函数的写法是:

=COUNTIFS(条件区域 1,条件 1,条件区域 2,条件 2)

条件区域 1:第一个条件的区域范围:如姓名列;

条件 1:符合条件 1 的参数:如姓名列中的刘备;

条件区域 2:第二个条件的区域范围:如日期列;

条件 2:符合条件 2 的参数:如日期列中的 7 月 1 日。多个条件之间是且(AND)的关系,即只有两个条件都满足的时候才为真(TRUE)~

其中,$E$2:$E2 和$F$2:$F2 的混合引用,实现了随着光标往下拉动,不断扩大区域的多条件计数的范围。

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