12306的报销凭证需要去火车站办理。在打印时需要不晚于自乘车之日起至31天内，凭购票时所使用的居民身份证原件，到车站自动售（取）票机、售票窗口换取纸质车票，逾期不再办理。换取的纸质车票仅作报销凭证。
铁路电子客票以普通纸质车票作为报销凭证，在12306官网购票且需报销凭证的旅客，可以在乘车前到车站售票窗口、铁路客票代售点或自动售（取）票机换取纸质车票。
积分兑换的火车票是不能用来报销的。因为积分兑换的火车票虽然可以打印出报销凭证，但是打印出来的报销凭证上面是没有写明票价的，而且还会有一个“赠”字。一般只有自己付钱买的火车票打印出来的报销凭证才能用于商务报销。
火车报销凭证一般没有规定最晚什么时候取。只不过，在开车后超过30天的，必须要找12306客服或者售票员帮忙打印报销凭证，而在开车前或者开车后30天内的，可以拿着乘车人身份证原件到火车站的自助取票机或者售票窗口领取报销凭证。如果不想到车站领取火车报销凭证的，可以通过快递的方式领取报销凭证。操作方式如下：
在支付宝首页搜索并点击“跑政通”，点击“火车票报销凭证打印”，根据提示填写信息并上传订单截图，点击“提交车票”，填写邮寄信息，点击“确认无误，去支付”，付款后等快递将我们的报销凭证送上门。
