通过整理程序，发现档案缺失材料，以便及时追补；方便档案使用人快速准确查阅材料内容；通过档案裱糊装订等整理，延长档案寿命，规范管理。
那么档案整理的意义呢？其意义可归为六点。
一、准确反映企业的成长历程。
档案记录着企业成长的全过程，从何时开业，创业者是谁，何时盈利，到何时扩张，战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。
二、决策制订的参谋和帮手。
企业做决策、出方案，需要查找历史数据，进行同比分析或方案对比。档案整理良好的企业，死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。
三、防患企业商业秘密外泄。
企业档案涉及商业机密，如果没有统一整理，任凭管理人员个人处置，势必容易丢失，丢失就有泄密可能。档案不仅要统一整理，而且还有要保密意识。
四、企业宣传的资料库
档案整理好的企业需要进行宣传时，只需在档案室调取资料就行了，不需要临时抱佛脚，打乱正常工作。档案整理好的企业，宣传资料真实可信，对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。
五、企业文化的活标本
企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映。做好档案整理的企业，在完善企业文化时，不需要编造，只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善，企业文化的基本内容就有了。
六、员工成长的断代史
很多企业员工进来时一张表，出去时还是一张表。人事部门对于已经离职的员工档案应定期移交档案管理部门。人事部门应该加强员工档案管理，每年补充、更新员工档案内容，准确及时记录员工成长的脚步，企业人事档案应该成为员工成长的断代史。
