收集文件 在整理文件之前,需要先将所有相关文件收集起来。这些文件包括会议记录、项目计划、合同、报告、邮件等等。一般来说,这些文件会存在不同的地方,比如电子邮件、云存储、本地文件夹等等。因此,需要先将这些文件集中到同一个地方,方便后续的整理。
分类文件 将所有收集到的文件按照类型进行分类。比如,会议记录、项目计划、合同、报告、邮件可以分别归为不同的类别。这样可以避免文件混乱,方便查找。
命名文件 为每个文件命名。文件名应该简明扼要,能够反映出文件的内容。命名的规则可以根据公司的要求来定制,但是一般需要包括项目名称、文件类型、日期等信息。比如,一个会议记录文件可以命名为“项目名称-会议记录-日期”。
文件整理业务流程
第一步：划分阶段 理顺关系
第二步：鉴定归档文件 将项目建设中形成的归档文件分为：1、立项阶段；2、设计阶段；3、施工阶段；4、竣工阶段。 1、剔除不属归档文件；2、保证归档文件的唯一性（不重不漏）；3、确保原件的归档；4、检查文件的完整性。 确定归档
第三步：划分单位、分部、分项（单元）工程 分清类目 1、分清同一单项工程内的单位工程文件；2、分清同一单位工程内的分部工程文件；3、分清同一分部工程内的分项（单元）工程文件。 1、文字性文件与图样文件组成一卷时，文字材料在前，图样文件在后；2、图纸按施工图目录顺序排列；3、文字性文件按同一问题集中排列；4、若干问题同组一卷时，按问题的时间顺序或重要程序排列。 1、管理性文件按问题、时间、文种组卷；2、图纸按专业组 卷；3、施工过程文件按施工工序组卷；4、产品质量证明文件按单位工程组卷；5、设备文件按台套组卷；6、科研
第四步：组卷工作 零散文件的组合
第五步：卷内文件排列 固定案卷内每 一份文件位置 文件按单项成果组卷。 1、顺序号；2、文件编号；
第六步：编制卷内目录 登记文件内容 责任者（形成文件的单位）；4、文件题名：每一份来往、变更文件一条目录；每一个分项（单元）工程一条或若干条目录；5、文件形成日期；6、文件的页数或页次。
第七步：填写案卷封面、备考表 1 、拟写案卷题名；2、确定固定案卷 立卷单位、时间、期限；3、将相关事宜在备考表注；4、编档案号。
第八步：装订案卷 确定案卷 1、项目档案编制说明；2、档案质量证明书；3、案卷目录；4、文字材料卷内目录。 封面——目录——文件——备考表
第九步：编制档案索引
