“签发”不需要区别对待公文的行文关系，不论是上行文、下行文还是平行文，任何文件的发出都必须履行“签发”的相关程序和手续。也不需要区别对待公文文种。
“签发人”的标注则要考虑公文的行文关系，同时也要考虑公文文种问题，它的标注通常只能在特定的公文文种中进行。
《国家行政公文处理办法》规定“上行文应当注明签发人、会签人姓名”，《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）也要求“上报的公文需标识签发人姓名”，这说明文件在缮印时标注“签发人”及其“签发人”姓名只针对公文文种中的上行文。
之所以规定“上行文”“上报的公文”必须标注“签发人”姓名，其目的在于“表明公文的具体负责者，督促有关领导人认真严肃地履行权利义务，强化公文质量；同时让上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责，为直接联系工作、迅速有效地询问和答复有关问题提供方便”。
